A implementação de normas internacionais é uma estratégia poderosa para modernizar e padronizar práticas de gestão de documentos. No caso do Instituto Federal do Amazonas (IFAM), as normas ISO 15489:2018 e 30300:2016 foram centrais para as recomendações de melhoria arquivística apresentadas em estudo recente.
A ISO 15489:2018 destaca conceitos e princípios fundamentais para a gestão documental, enquanto a ISO 30300:2016 foca em sistemas de gestão baseados em documentos. Ambas as normas são amplamente reconhecidas por estabelecerem diretrizes que promovem eficiência, transparência e segurança nas práticas arquivísticas.
Para o IFAM, essas normas ofereceram um caminho claro para superar desafios como a falta de infraestrutura adequada e a inexistência de políticas arquivísticas formais. Entre as soluções propostas estão a digitalização de documentos, o uso de tabelas de temporalidade e o treinamento de equipes para lidar com sistemas eletrônicos de gestão documental.
A adoção dessas normas não apenas otimiza processos internos, mas também melhora o atendimento à Lei de Acesso à Informação (LAI), promovendo maior transparência e acesso a dados arquivísticos. Além disso, garante que documentos essenciais sejam preservados para consultas futuras, enquanto informações obsoletas são descartadas de maneira responsável.
O impacto dessas medidas vai além do IFAM, servindo como referência para outras instituições públicas. A gestão documental eficaz não é apenas uma necessidade administrativa, mas uma ferramenta estratégica para garantir o sucesso organizacional e a confiança pública.
Fonte:
Autores: Raquel Diniz Bandeira | Ana Celeste Indolfo | Alexandre de Souza Costa
Artigo original disponível em: Recomendações para implantação de um programa de gestão de documentos para o IFAM.
