A gestão de documentos é uma prática essencial para instituições públicas que buscam eficiência administrativa e conformidade legal. No caso do Instituto Federal do Amazonas (IFAM), um estudo detalhado identificou diretrizes fundamentais para melhorar as práticas arquivísticas.
Com base em diagnósticos realizados na Reitoria e nos campi do IFAM, foram propostas cinco recomendações principais para a gestão documental:
- Definição de uma política arquivística institucional.
- Designação clara de responsabilidades.
- Aplicação de instrumentos técnicos como tabelas de temporalidade.
- Criação de uma comissão permanente de avaliação de documentos.
- Preservação de documentos arquivísticos.
Essas medidas alinham-se às normas ISO 15489:2018 e 30300:2016, que oferecem padrões globais para a gestão de documentos. A implementação dessas recomendações não apenas otimiza a produção e o armazenamento de informações, mas também promove a acessibilidade e a proteção de dados arquivísticos.
Além disso, as propostas têm como objetivo mitigar desafios identificados, como a falta de profissionais especializados e a sobrecarga de trabalho em setores arquivísticos. A criação de sistemas digitais de gestão documental também é essencial para modernizar o armazenamento e o acesso às informações.
No contexto das Instituições Federais de Ensino, o estudo reforça a importância de políticas bem definidas para o cumprimento de legislações como a Lei de Acesso à Informação (LAI), garantindo maior transparência e eficácia administrativa.
Com essas recomendações, o IFAM pode se tornar um modelo para outras instituições, mostrando como a gestão de documentos é crucial para o sucesso organizacional.
Fonte:
Autores: Raquel Diniz Bandeira | Ana Celeste Indolfo | Alexandre de Souza Costa
Artigo original disponível em: Recomendações para implantação de um programa de gestão de documentos para o IFAM.
