A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é um marco regulatório que trouxe à tona discussões cruciais sobre o tratamento e a proteção de dados pessoais no Brasil. Inspirada no Regulamento Geral de Proteção de Dados Europeu (GDPR), a LGPD estabelece um conjunto de diretrizes rigorosas que exigem mudanças profundas nas práticas organizacionais, especialmente no que diz respeito à coleta, armazenamento e utilização de dados.
No entanto, a implementação da LGPD não se limita às áreas de Direito e Tecnologia da Informação (TI). Apesar da atenção dada a esses setores, a gestão de documentos (GD) emerge como uma ferramenta igualmente vital. A GD, prática consolidada na arquivologia, organiza os documentos desde a sua produção até a sua destinação final, garantindo que sejam tratados de forma ética e em conformidade com as normas legais.
Uma das principais contribuições da GD para a implementação da LGPD é sua capacidade de controlar o ciclo de vida dos documentos. Por meio de processos como identificação, classificação, avaliação e arquivamento, a GD não apenas assegura a confidencialidade das informações, mas também reduz a produção desnecessária de documentos, promovendo eficiência organizacional.
O artigo “Reflexões sobre a contribuição da gestão de documentos para programas de adequação à LGPD” argumenta que o arquivista é um dos profissionais mais bem preparados para enfrentar os desafios trazidos pela LGPD. Com expertise em processos documentais e compreensão aprofundada da relação entre dados e documentos, o arquivista pode liderar iniciativas de conformidade com a LGPD.
Além disso, os instrumentos de gestão documental, como tabelas de temporalidade, desempenham um papel crucial na prevenção de violações de dados. Esses instrumentos ajudam a determinar o tempo adequado de retenção de documentos, assegurando que os dados sejam eliminados ou preservados conforme as exigências legais.
A sinergia entre GD e LGPD vai além de uma mera conformidade técnica. Ela representa uma abordagem holística que integra governança, eficiência e ética no tratamento de dados. Quando aplicada corretamente, a GD facilita a transparência e a responsabilização, princípios fundamentais da LGPD.
É importante destacar que as organizações que já possuem programas robustos de GD estão em posição privilegiada para atender às exigências da LGPD. Essas organizações não apenas se adaptam mais rapidamente às novas normas, mas também estabelecem um padrão elevado de governança de dados.
Portanto, a proteção de dados pessoais não é apenas uma questão tecnológica ou jurídica. Ela começa com a correta gestão dos documentos que contêm esses dados. E é exatamente nesse ponto que a GD demonstra seu valor insubstituível, ajudando a construir uma base sólida para o cumprimento da LGPD.
Fonte:
Autores: Lenora Schwaitzer | Natália Nascimento | Alexandre de Souza Costa
Artigo original disponível em: Reflexões sobre a contribuição da gestão de documentos.
