Coautores:
Fernanda Maria Pessanha Viana Maciel, MPRJ
Mestre em Gestão de Documentos e Arquivos pelo PPGARQ/UNIRIO; Especialista em Gestão de Documentos e Informação pela AVM, graduada em Arquivologia pela UFF. Arquivista no Arquivo Central do Ministério Público do Estado do Rio de Janeiro (MPRJ).
Mariana Lousada Pinha, PPGARQ/UNIRIO
Professora Adjunto do Curso de Arquivologia na Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (UNIRIO). Docente permanente e Coordenadora do Programa de Pós-Graduação em Gestão de Documentos e Arquivos (PPGARQ/UNIRIO).
Para as análises dispostas nesta seção, têm destaque algumas resoluções publicadas nos últimos cinco anos, desde a implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) no MPRJ, em 2018, até 2022, com as resoluções conjuntas instituídas ao longo do período da pandemia de COVID.
Com isso, iniciando-se pela constatação de que não há políticas de gestão de documentos (GD) tampouco de preservação digital (PD) no MPRJ, sabe-se que a instituição conta com uma resolução que institui a gestão de documentos, a Resolução GPGJ nº 1.733/2012. No entanto, esse documento não se configura como uma política, pois não contempla os elementos básicos desse instrumento.
Ainda assim, em vistas do lapso temporal desde a sua publicação, sabe-se que houve avanços arquivísticos consideráveis no que tange à GD e à PD, evidenciando-se a necessidade de atualização desse instrumento. Acredita-se, inclusive, que as diretrizes dispostas posteriormente pelo CNMP, na matéria, podem ser incorporadas em revisão futura do normativo do MPRJ, visando torná-lo efetivamente uma política.
O estabelecimento de uma política de GD integrada que padronize, discipline e oriente as metodologias de tratamento dos documentos e informações no processo de tomada de decisões, na melhoria da qualidade de prestação dos serviços à sociedade e na formação da memória institucional (CONSELHO NACIONAL DO MINISTÉRIO PÚBLICO, 2017) é uma demanda nacional colocada pelo próprio Conselho há mais de 5 (cinco) anos.
E nesse âmbito, o COPLANAME, órgão colegiado vinculado à Presidência do CNMP tem a finalidade de “definir a Política deGestão Documental e de Memória do Ministério Público, bem como exercer orientação normativa, visando à gestão documental e à implementação de memoriais nas unidades do Ministério Público” (CONSELHO NACIONAL DO MINISTÉRIO PÚBLICO, 2021). Contudo, o COPLANAME não esclarece como deve ser estruturado o documento da política.
Ocorre que diversos MPs não têm suas políticas instituídas -e até o momento da conclusão desta pesquisa, apenas o MPDFT havia publicado esse instrumento -, e comumente acreditam tê-la apenas em função do estabelecimento de atividades e estratégias específicas. Dessa forma, torna-se uma dúvida recorrente: política versosações. Porém, compreende-se que, até aqui, este artigo já tenha esclarecido ao menos o conceito e os objetivos de uma política.
O próprio MPRJ, por exemplo, instituiu a Portaria SGMP nº 119/2019 que instrui sobre padronização de atividades e tarefas relacionadas à transferência e eliminação de documentos, nos órgãos responsáveis pela gestão de documentos. Outrossim, ainda que este artigo não verticalize a sua análise, é evidente que esse documento também não se caracteriza como uma política, e sim em um normativo operacional que direciona sobre algumas práticas relacionadas à GD.
No que tange especificamente aos documentos digitais, nos últimos anos, discute-se o processamento eletrônico noMPRJ. Isto é, em termos arquivísticos, caracteriza-se como o tratamento operacional realizado durante as fases de produção e de utilização dos documentos arquivísticos digitais. Assim, as resoluções mais recentes têm tratado de instruir sobre práticas ligadas a protocolo, registro, instauração, tramitação e arquivamento durante a fase corrente desses documentos. Porém, sem mencionar a necessidade de identificação e registro dos critérios arquivísticos relacionados à classificação, à avaliação, e aos metadados dos documentos digitais.
Essa urgência com o processamento eletrônico é compreensível, de certa forma, uma vez que houve forte aceleração da produção de documentos em meio digital e de digitalização, sobretudo após a adoção do SEI, e de demais sistemas de negócio. Porém, uma preocupação se revela, sob a ótica arquivística: a necessidade do tratamento arquivístico, com os respectivos critérios, para além do processamento eletrônico, mas contemplando também a terceira fase da gestão de documentos, a destinação final.
Na sequência da implantação do SEI, por exemplo, Maciel, Bastos e Lima (2019) já identificavam alguns desafios na utilização da plataforma, elencando, sob o ponto de vista arquivístico, três deles: o controle do ciclo de vida, a autenticidade e a preservação dos documentos digitais. E esses desafios perduram à medida em que há ampliação do uso do sistema. Diversificados tipos de procedimentos de gestão administrativa são produzidos e armazenados no SEI, não apenas no MP, mas em diversas instituições públicas, sem critérios arquivísticos. Com isso, a manutenção de documentos digitais se torna parte expressiva dessa preocupação. Sem falar nos procedimentos finalísticos, armazenados em outras plataformas.
Logo, notadamente os desafios aos documentos digitais estão colocados. E embora as temáticas de GD e PD estejam no escopo das discussões arquivísticas no MPRJ há mais de uma década, não foram identificadas ainda orientações normativas para o tratamento arquivístico dos documentos digitais, sobretudo no que tange àdestinação. Com isso, ainda que haja consciência da necessidade da gestão arquivística dos documentos digitais, como identificado a partir dos questionários aplicados, há ausência da efetiva gestão de documentos digitais. O que, como consequência, tende a pôr em risco a preservação digital desses documentos.
Sabe-se que as ações concernentes aos documentos digitais são complexas e requerem planejamento. Percebe-se que o MPRJ tem modernizado seus processos de trabalho em busca de uma atuação mais resolutiva, com investimentos em ciência, tecnologia e inovação. Além disso, influenciado pelas diretrizes do CNMP, tem investido em estudos que viabilizem a implementação conjugada de GD e PD. Porém, neste momento ainda há uma lacuna relativa à normatização arquivística.
Cabe esclarecer que este fato incorre na dificuldade de efetivar a implantação da GD e da PD, acarretando acumulação desordenada de documentos arquivísticos digitais em sistemas inapropriados à preservação, além de incorrer na possibilidade de perdas irreversíveis. Isto é, sem avaliação e seleção dos documentos digitais, torna-se onerosa a gestão dos próprios sistemas que mantêm ou tentam manter esses documentos, em grande parte das vezes, desnecessariamente. Pois põe em risco a segurança da informação, a presunção e manutenção de autenticidade dos documentos, e inclusive o seu acesso futuro.
PROPOSTA DE POLÍTICA DE PRESERVAÇÃO DIGITAL PARA O MPRJ
Diante da identificação dessa lacuna na normatização arquivística, e de modo a complementar o diagnóstico da preservação digital no MPRJ, foram identificadas PPD instituídas por instituições públicas correlatas entre os anos de 2012 e 2022. Pretendia-se, com isso, definir os elementos essenciais à política de preservação digital do MPRJ.
Dentre as políticas, buscou-se por instituições públicas atuantes no sistema de justiça brasileiro. Optou-se pela identificação de políticas a partir do Ministério Público (MP), ampliando-se as buscas por políticas de demais instituições com Funções Essenciais à Justiça. Como não foram identificados instrumentos nessas instituições, foi necessário analisar uma política de MP que não tratava stricto sensu de PD, e ampliar a investigação para as instituições do Poder Judiciário, devido a sua relação com as funções do Parquet.
Isto posto, uma vez que até o momento da análise, apenas duas instituições do judiciário federal haviam publicado suas PPDs, as instituições definidas foram: Tribunal Superior Eleitora (TSE), Superior Tribunal de Justiça (STF) e Ministério Público do Distrito Federal e Territórios (MPDFT).
Quadro 1 – Análises das políticas correlatas
Fonte: Maciel (2023)
No quadro acima optou-se pelo uso de cores diferenciadas para viabilizar a identificação visual que deflagra as convergências e as divergências encontradas entre os elementos das respectivas políticas. E, para além disso, possibilitou facilitar a apreciação dos possíveis elementos essenciais para a PDD do MPRJ.
Sabe-se que cada um desses elementos dispõe de uma série de aspectos que visam assegurar a preservação e o acesso permanente aos documentos digitais com garantias de autenticidade e confiabilidade. Portanto, acredita-se que esta análise seja um parâmetro para identificação desses aspectos, servindo, junto com a análise do MPRJ, de facilitador para a proposta de PPD da instituição.
Dito isso, sabe-se que a implementação da PPD pressupõe a instituição de grupo de trabalho; análise do contexto institucional; estabelecimento de requisitos e elaboração da política de preservação digital.
Esta subseção abordará a estruturação do documento da PPD do MPRJ, a partir dos elementos essenciais identificados. Logo, infere-se que deverá ser organizada em 08 (oito) seções, como observado no quadro abaixo e pormenorizado adiante.
Quadro 2 – Proposta de estrutura da Política de Preservação Digital do MPRJ
Fonte: Adaptado de Maciel (2023)
A seguir serão apresentadas as ementas e exemplos de cada seção sugerida, conforme consta da minuta disposta no trabalho final do mestrado.
Seção I – Disposições Preliminares
O texto introdutório deverá demonstrar a importância dos documentos arquivísticos digitais e sua relação com a competência, missão, visão, valores e atividades da instituição. Recomenda-se relacionar esses documentos -diante da transformação digital -e arelevância da preservação digital, por meio da gestão de documentos. Acredita-se que seja na interseção desses temas que a política de preservação digital esteja inserida.
Assim, sugere-se constar na política menção ao programa de gestão de documentos. No entanto, caso ainda não exista, deverá constar sua previsão de implementação de acordo com o Planejamento Estratégico Institucional, apoiado por um Sistema Informatizado deGestão arquivística de Documentos (SIGAD).
Sugere-se ainda, nesta seção, lista exemplificativa de documentos arquivísticos digitais que facilite a sua identificação pelos potenciais usuários da política.
Exemplo:
Art. 1º – Fica instituída a Política dePreservação Digital do MPRJ, que compreende princípios, objetivos, diretrizes e requisitos para a preservação de documentos arquivísticos digitais em um Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq).
Parágrafo único. As unidades administrativas e finalísticas do MPRJ adequarão, no que couber, seus planos, programas, projetos e processos de trabalho em conformidade com a política de que trata o caput.
Art. 2º – A Política de Preservação Digital do MPRJ abrange todos os documentos arquivísticos nato digitais ou digitalizados, produzidos ou recebidos em função do cumprimento da missão institucional do Parquet fluminense.
Parágrafo único. São exemplos de documentos arquivísticos digitais:
I – Procedimentos de gestão administrativa ou finalísticos digitais;
II – Informações arquivísticas produzidas nos sistemas de negócios do MPRJ;
III – Gravações digitais de som e / ou imagem;
IV – Publicações digitais;
V – Mensagens de correio eletrônico;
VI – Fotografias digitais;
VII – Páginas de intranet, extranet e internet;
VIII – Bases de dados digitais;
IX – Códigos-fonte de sistemas informatizados desenvolvidos institucionalmente;
X – Combinações dos tipos citados anteriormente, além de outros que venham a ser identificados.
Seção II – Glossário
Para além da lista de documentos, é importante que haja um glossário dos termos constantes da política. Ele se tornará um excelente guia para harmonizar o conhecimento no tema e fazer com que qualquer usuário compreenda o objeto da política.
Exemplo:
Art. 3º – Para os efeitos desta resolução, considera-se:
I – autenticidade: Qualidade de um documento ser o que diz ser e que está livre de adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção. A autenticidade é composta de identidade e integridade;
II – cadeia de custódia: linha contínua de custodiadores, desde o produtor até o legítimo sucessor, pela qual se assegura que os documentos não sofreram alteração e são autênticos;
III – cadeia de preservação: sistema de controles que se estende por todo a vida dos documentos, a fim de assegurar sua autenticidade ao longo do tempo;
IV – documento arquivístico: documento produzido (elaborado ou recebido) no curso de uma atividade prática como instrumento ou resultado de tal atividade e retido para ação ou referência;
V – documento digital: informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional;
VI – documento arquivístico digital: documento digital reconhecido e tratado como um documento arquivístico;
VII – formato de arquivo: especificação de regras e padrões descritos formalmente para a interpretação dos bits constituintes de um arquivo digital. Pode ser aberto, fechado, proprietário e/ou padronizado;
VIII – interoperabilidade: consiste na compatibilidade dos fluxos de informação. Ou seja, capacidade de pessoas, instituições e sistemas informatizados interagirem para trocar informações de maneira transparente, eficaz e eficiente [Conceito associado a e-Ping -Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico e a Santos e Flores (2020)].
IX – metadados: dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender e/ou preservar documentos arquivísticos ao longo do tempo;
X – mídia (ou suporte): base física sobre a qual a informação é registrada;
XI – migração: conjunto de procedimentos e técnicas para assegurar a capacidade de os documentos digitais serem acessados em face das mudanças tecnológicas;
XII – preservação digital: conjunto de ações gerenciais e técnicas exigidaspara superar as mudanças tecnológicas e a fragilidade dos suportes, garantindo o acesso e a interpretação de documentos digitais pelo tempo que for necessário;
XIII – Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq): designa um tipo de repositório digital (plataforma tecnológica) que deve proteger as características do documento arquivístico digital, possibilitando a sua preservação e acesso por longo prazo.
XIV – sistema de negócio: sistema informatizado projetado e construído para atender a processo específico da instituição;
XV – tabela de temporalidade de documentos: documento resultante de procedimento de validação, define o tempo de guarda e a destinação final dos processos e documentos;
XVI – transparência ativa: divulgação de dados por iniciativa do próprio setor público. Ou seja, quando informações são tornadas públicas, independentemente de requerimento do cidadão (conceito associado à Lei n. 12.527/2011).
Seção III – Princípios e Objetivos
Esta seção é uma das principais na PPD, pois o documento deverá ser capaz de declarar os princípios e objetivos que nortearão as ações e estratégias de preservação digital, em consonância com a missão e os valores da instituição.
Em relação aos princípios, deverão orientar as atividades relacionadas às decisões, estratégias e ações relacionadas à preservação de documentos arquivísticos digitais. A atenção e a clareza quanto aos princípios são determinantes para a confiabilidade e a autenticidade dos documentos arquivísticos digitais a serem preservados. Sugere-se, portanto, que os princípios dispostos na política estejam relacionados às características arquivísticas do documento digital.
No que tange aos objetivos, deverão ser claras as intenções pelos quais se pretende com a política. Acredita-se que quanto mais os objetivos estiverem específicos e condizentes com os objetivos estratégicos da instituição, mais tangível será a política.
Assim, pressupõe-se que os princípios e objetivos, quando claros e autoexplicativos, tornam a política facilmente compreensível e aproxima as áreas e os atores da PD na instituição.
Exemplo:
Art. 4º – São princípios da Política de Preservação Digital do MPRJ:
I – da organização e preservação dos documentos arquivísticos digitais e de todos seus componentes, de modo a garantir a relação orgânica e a disponibilidade plena desses registros no futuro;
II – da integridade e confiabilidade das informações custodiadas, de modo a garantir a segurança dos documentos e evitar a corrupção e a perda de dados;
III – da garantia de autenticidade dos documentos;
IV – do respeito à propriedade intelectual;
V – da observância do sigilo e restrição de acesso às informações sensíveis;
VI – da transparência ativa.
Art. 5º – São objetivos da Política de Preservação Digital do MPRJ:
I – implantar repositório arquivístico digital confiável (RDC-Arq) próprio para receber, descrever, armazenar, preservar e garantir o acesso contínuo aos documentos arquivísticos digitais custodiados;
II – tornarpúblico o contexto de implantação da Política da Preservação Digital, bem como os requisitos legais e normativos com os quais o MPRJ deve estar em conformidade;
III – fundamentar a definição dos procedimentos e as opções tecnológicas a serem adotados no tratamento da informação digital do MPRJ;
IV – divulgar as estratégias adotadas pelo MPRJ com relação à abordagem de preservação digital, de modo a propiciar o seu aperfeiçoamento contínuo;
V – assegurar as condições adequadas ao pleno acesso a documentos digitais, pelo prazo institucionalmente estabelecido;
VI – zelar pela cadeia de custódia de modo permanente, com o intuito de garantir a autenticidade dos documentos digitais;
VII – contribuir para a cultura de gestão de risco em segurança da informação;
VIII – promover o intercâmbio de informações e experiências, sobre preservação digital, com entidades públicas e privadas, nacionais e internacionais, com vistas à constante atualização e aperfeiçoamento das práticas, normas e procedimentos de preservação digital do MPRJ;
IX – fomentar a capacitação sistemática na área de preservação digital.
Seção IV – Requisitos
Entende-se, neste artigo, que os requisitos são as instruções para cada fase e tarefa relacionadas à operacionalização da PD. Logo, considerando-se os princípios, a política deverá mencionar os requisitos vinculados às estratégias a serem adotadas, tais como:
Recomenda-se, para a PPD do MPRJ, maior atenção a determinados requisitos. No entanto, cabe pontuar que um maior aprofundamento e especificação quanto às estratégias e implantação dos determinados requisitos deverá ser apresentado em um plano de preservação digital, elaborado de acordo com essa política. Aconselha-se ainda que esse plano tenha sua previsão no Plano Diretor de Tecnologia da Informação e Comunicação (PDTI) do MPRJ.
Exemplo:
Art. 6º – A produção, o recebimento e a captura de documentos arquivísticos digitais no âmbito do MPRJ obedecerão aos seguintes requisitos de preservação digital:
I – classificação arquivística dos documentos de acordo com os instrumentos de gestão de documentos vigentes no MPRJ;
II – registro do seguinte conjunto mínimo de metadados descritivos dos documentos: a) produtor; b) interessado; c) descrição; d) espécie documental; e) código de classificação; f) 217 código de identificação; g) data de captura; h) data de produção; i) data de arquivamento; j) data de transmissão e recebimento; l) indicação de anexo; m) registro das migrações e datas em que ocorreram; n) restrição de acesso;
III – observância da cadeia de custódia e da cadeia de preservação digital;
IV – observância da padronização de formatos de arquivo, principalmente para documentos de longo prazo de guarda e os de guarda permanente;
V – observância da padronização das mídias de gravação e armazenamento;
VI – migração de hardware, software, formato e metadados, com informações técnicas que permitam avaliar a qualidade da migração;
VII – capacidade de migração automática de formatos, a fim de superar a obsolescência tecnológica e digital, sem intervenção manual e sem rompimento da cadeia de custódia e sem perda de autenticidade;
VIII – outros requisitosque vierem a ser definidos em regulamentação específica.
Parágrafo único. As normas relativas à preservação digital serão avaliadas pela Comissão Permanente de Preservação Digital (CPPD) do MPRJ.
Art. 7º – Os requisitos de preservação digital adotados pelo MPRJ e os padrões e procedimentos operacionais necessários à sua implantação serão amplamente divulgados, sendo oferecida aos interessados a devida orientação técnica.
Art. 8º – Um grupo de trabalho instituído por meio de ato específico ficará autorizado a elaborar o Plano de Preservação de Documentos Digitais –PPDD do MPRJ, em consonância com esta política.
§ 1º O PPDD deverá ser previsto no Plano Diretor de Tecnologia da Informação e Comunicação (PDTI) do MPRJ.
§ 2º O PPDD deverá contemplar as ações prioritárias desta Política de Preservação Digital, não obstante a adoção de outras medidas necessárias à preservação de documentos digitais.
§ 3º O PPDD será desenvolvido de acordo com o cronograma previamente apresentado pelo grupo de trabalho de que trata o caput.
§ 4º A implantação e atualização dos requisitos de preservação digital de que trata o art. 6º desta resolução integrarão pormenorizadamente o PPDD.
Seção V – Repositório Arquivístico Digital Confiável
Este item deverá informar sobre a necessidade de implantar e manter uma plataforma RDC-Arq. Os artigos dessa seção deverão mencionar a respeito dos padrões, composição e objetivos do RDC-Arq, pacotes de informações, metadados administrativos e descritivos, prioridades dos documentos digitais e do repositório.
A plataforma deverá seguir as diretrizes do CONARQ e o modelo de referência OAIS, utilizar, preferencialmente, padrões abertos e protocolos padronizados de comunicação automática. Objetiva-se com isso manter autênticos os documentos digitais, preservando-os e provendo acesso pelo tempo necessário.
É interessante que os dispositivos da política relacionem ainda a PD à gestão de documentos, de acordo com o modelo de requisitos e-ARQ Brasil. Acredita-se que esta adição seja importante em função da necessidade de esclarecer a importância da interoperabilidade entre os sistemas. Além disso, justifica-se tendo em conta que a gestão de documentos, em âmbito digital, é o fio condutor entre a produção documental e a PD.
Exemplo:
Art. 9º – O MPRJ deverá implantar e manter um Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq) composto de:
I – plataforma tecnológica (software e hardware) para preservação de documentos arquivísticos digitais;
II – políticas, rotinas, procedimentos normativos e técnicos capazes de manter autênticos os documentos digitais custodiados, de modo a preservá-los e dar acesso a eles pelo tempo necessário.
Art. 10 – O RDC-Arq deverá:
I -compreender tanto o software quanto o hardware correspondente;
II – utilizar padrões abertos, que não possuam restrições legais quanto ao uso, reconhecidos em nível nacional e internacional, em conformidade com os critérios estabelecidos nas normas: ISO 14721:2012 –Open Archival Information System (OAIS) e ISO 16363:2012 –Audit and Certification of Trustworthy Digital Repositories (ACTDR);
III – contemplar as diretrizes para a implementação de RDC-Arq, aprovadas pela Resolução n.º 39, de 29 de abril de 2014, e alteradas pela Resolução n.º 43, de 4 de setembro de 2015, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ);
IV – gerenciar os documentos e metadados de acordo com os princípios relacionados à descrição arquivística multinível e preservação
V – proteger as características do documento arquivístico digital;
VI – preservar e dar acesso, pelo tempo necessário, a documentos arquivísticos digitais autênticos;
VII – adotar protocolos padronizados para comunicação automática, garantida a interoperabilidade.
Art. 11 – Os sistemas de negócio e o sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD) do MPRJ deverão se adequar ao e-ARQ Brasil -Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos, conforme dispõe a Resolução CONARQ n.º 50, de 06 de maio de 2022.
§ 1º A adequação aos requisitos de classificação, avaliação e destinação de documentos do eARQ será prioritária em relação aos demais requisitos.
§ 2º As ações necessárias à adequação aos requisitos de classificação, avaliação e destinação de documentos do e-ARQ farão parte do PPDD.
§ 3º A adequação aos demais requisitos do e-ARQ será priorizada pelas unidades responsáveis pelas áreas de Comunicação e Arquivo em conjunto com a Tecnologia da Informação e Comunicação do MPRJ.
Art. 12 – O envio de documentos ao RDC-Arq e a gestão da consulta nesse repositório serão gerenciados pela unidade responsável pela gestão de documentos do MPRJ.
Art. 13 – Somente serão encaminhados e aceitos no RDC-Arq os documentos arquivísticos digitais consolidados, em sua versão final, e que tenham sido submetidos à avaliação documental.
§ 1º Os documentos arquivísticos digitais de guarda permanente deverão, obrigatoriamente, ser encaminhados ao RDC-Arq e terão prioridade de recursos em relação aos demais no repositório.
§ 2º Os documentos arquivísticos digitais de guarda longa, ainda que não estejam destinados à guarda permanente, serão encaminhados ao repositório e nele mantidos pelos prazos estabelecidos na Tabela de Temporalidade de Documentos do MPRJ.
Art. 14 – Os documentos arquivísticos digitais aceitos no RDC-Arq deverão atender aos requisitos de acesso e recuperação integral de seu conteúdo, de forma a serem lidos e compreendidos independentemente dos sistemas que os produziram.
Art. 15 – Os documentos arquivísticos digitais enviados ao RDC-Arq deverão constar de um pacote de informações que identifique suas características arquivísticas, tais como: proveniência, contexto, referência e fixidez do documento.
§ 1º As informações necessárias para criar o pacote de informações são parte dos requisitos de preservação digital, constantes do inciso II do art. 6º desta resolução.
§ 2º Os pacotes de informação deverão possuir descritores que os identifiquem claramente em relação as demais pacotes. Parágrafo único. Nos procedimentos de migração de documentos digitais, poderão ser mantidas versões anteriores dos documentos digitais por razões históricas.
Art. 16 – Os documentos arquivísticos digitais permanentes aceitos no RDC-Arq e seus respectivos pacotes de informação deverão ter seu histórico de produção ede manutenção e seus respectivos metadados preservados indefinidamente.
Art. 17 – Sempre que o tempo de vida de um conteúdo informacional digital, determinado Tabela de Temporalidade de Documentos do MPRJ, for superior ao tempo de vida estimado do sistema informatizado que o gerou, esse sistema deverá produzir um documento digital consolidado para envio ao RDC-Arq.
§ 1º O disposto no caput não se aplica aos casos em que os sistemas migrem seu conteúdo informacional para novos sistemas que mantenham os requisitos de segurança da informação.
§ 2º A critério do gestor de negócio e considerando o tempo de guarda determinado pela Tabela de Temporalidade de Documentos do MPRJ, o disposto no caput poderá se aplicar somente a uma parte do conteúdo informacional digital do sistema.
Seção VI – Responsabilidades
A política de preservação digital do MPRJ deverá explicitar a atribuição de responsabilidades quanto às ações de manutenção, preservação e acesso aos documentos arquivísticos digitais autênticos. Embora esse compromisso seja institucional, a definição sobre as responsabilidades específicas deverá ser explicitada no documento, atribuindo-as, aos órgãos, cargos e funções que as competem institucionalmente (GRÁCIO, 2011; HOLANDA; LACOMBE, 2019).
Em geral as competências da PPD são atribuídas aos órgãos que deverão atuar contribuindo nas questões arquivística e tecnológica, respectiva e/ou cumulativamente. O órgão responsável pela gestão de documentos deverá avaliar as normas relativas à preservação digital, os requisitos, padrões e procedimentos operacionais arquivísticos necessários à implantação da preservação digital. Esse órgão ainda deverá supervisionar a implantação da política de preservação digital.
As unidades responsáveis pela gestão da preservação digital deverão realizar parcerias e acordos com a finalidade de promover o intercâmbio de informações e experiências sobre preservação digital, além de produzir decisões e procedimentos documentados. Na questão tecnológica, entende-se que a TI deverá atuar sobre análises de viabilidade técnica, e deverá apoiar na avaliação das normas relativas à preservação digital, requisitos, padrões e procedimentos operacionais tecnológicos, necessários à implantação da preservação digital.
Assim, deverá ser de responsabilidade compartilhada, entre profissionais de arquivo e de TI, a implantação e a manutenção dos sistemas de gestão e preservação, SIGAD e RDC-Arq.
Exemplo:
Art. 18 – As unidades administrativas responsáveis pela gestão da preservação digital terão controle sobre os documentos arquivísticos recebidos e custodiados no RDC-Arq, podendo até mesmo produzir novas versões desses documentos, caso seja necessário.
Art. 19 – Compete à Diretoria de Comunicação e Arquivo (DCA) do MPRJ:
I – supervisionara elaboração do Plano de Preservação de Documentos Digitais (PPDD);
II – acompanhar a execução das ações estabelecidas no PPDD, informando ao Secretário Geral do MP e à Comissão Permanente de Preservação Digital (CPPD), o seu andamento;
III – realizar asações referentes à Arquivologia para o desenvolvimento desta Política e a implementação do PPDD;
IV – requisitar colaboração de outras unidades administrativas para o desenvolvimento desta Política e a implementação do PPDD.
Art. 20 – Compete à Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI) do MPRJ:
I – contribuir com informações técnicas para a elaboração do Plano de Preservação de Documentos Digitais (PPDD);
II – analisar a viabilidade técnica das ações das unidades do MPRJ para o desenvolvimento desta Política;
III – realizar as ações referentes à Tecnologia de Informação (TI) para o desenvolvimento desta Política e a implementação do PPDD;
IV – requisitar colaboração de outras unidades de TI para o desenvolvimento desta Política e implementação do PPDD.
Parágrafo único. As ações de TIC do Plano de Preservação de Documentos Digitais (PPDD) do MPRJ deverão constar do Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI).
Art. 21 – Compete ao Grupo de Trabalho executar, em parceria com as unidades do MPRJ, as ações operacionais para o desenvolvimento desta política, sobretudo:
I – realizar estudos para elaboração do PPDD;
II – elaborar o PPDD.
Art. 22 – Compete à Comissão Permanente de Preservação Digital (CPPD):
I – avaliar as normas e procedimentos relativos à preservação digital no MPRJ;
II – deliberar sobre as ações e os procedimentos referentes à preservação digital no MPRJ;
III – coordenar as atividades e estratégias de preservação digital no MPRJ;
IV – realizar parcerias e acordos com instituições nacionais e internacionais, a fim de promover o intercâmbio de informações e experiências sobre preservação digital.
Art. 23 – A responsabilidade pela implantação e manutenção do RDC-Arq deve ser compartilhada por profissionais de Arquivologia e de TI, de forma a se cumprirem os requisitos tecnológicos e os procedimentos do tratamento arquivístico.
Art. 24 – Às unidades administrativas e ao corpo funcional desta instituição, no âmbito de seus processos de trabalho, cabem as responsabilidades constantesnesta e nas demais políticas informacionais e de segurança da informação do MPRJ, no que couber à preservação digital.
Art. 25 – O disposto nesta resolução aplica-se aos membros, servidores, estagiários e prestadores de serviços do MPRJ.
Seção VII – Revisão e Atualização
A revisão e a atualização da política deverão ser previstas para ocorrer com periodicidade, considerando-se o rápido desenvolvimento tecnológico (hardware e software). Para além disso, será necessário prever possíveis alterações nas regras de negócio e nos instrumentos legais e normativos relacionados para que a política esteja atualizada e em conformidade com as práticas. Ela deverá ainda ser imprescritível e tecnologicamente neutra.
Exemplo:
Art. 26 – Esta PPD deveráser revista anualmente para garantir as atualizações decorrentes das mudanças tecnológicas e do amadurecimento do programa e dos projetos de preservação digital do MPRJ.
Seção VIII – Disposições Finais
Nesta seção deverão constar as informações protocolares comumente encontradas ao final dos atos normativos. Deverá constar inclusive menção à implicação em responsabilização na forma da legislação em caso de descumprimento das medidas dispostas.
Exemplo:
Art. 27 – O não cumprimento destas medidas poderá implicar responsabilização na forma da legislação vigente.
Art. 28 – Esta resolução entra em vigor na data de sua publicação.
Rio de Janeiro, XX de XXXXXXXX de 20XX.
XXXXXXXXXX
Procurador-Geral de Justiça
Destaca-se que esta seção também foi elaborada com base em um dos resultados do TCC mencionado, o Anexo E.
Portanto, tendo em vista as peculiaridades identificadas no MPRJ, e ainda, que os documentos arquivísticos digitais podem existir em múltiplas versões e formatos, sugere-se que, ao elaborar o documento, o grupo de trabalho responsável leve em consideração todos os elementos aqui analisados.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Diante dos conceitos apresentados, bem como do diagnóstico da infraestrutura institucional, os autores concluem que o MPRJ tem consciência da necessidade de uma gestão de documentos integrada à preservação digital. Assim, ainda que não tenha iniciado as ações estratégicas de PD, a instituição vem vislumbrando estudos voltados ao seu adequado planejamento, a partir de grupos de trabalho específicos.
Contudo, destaca-se a importância de que essas ações sejam frequentemente estimuladas e efetivamente desenvolvidas, no Parquet fluminense, a partir damelhoria contínua tanto das práticas arquivísticas quanto das infraestruturas tecnológicas, deverá haver desenvolvimento e cooperação entre as áreas, pois cada vez mais há uma necessidade de trabalharem em conjunto para o sucesso da preservação digital.
Logo, para que haja responsabilidade social, viabilidade organizacional, sustentabilidade, adequação técnica, segurança da informação e responsabilização de procedimentos, no MP fluminense, sugere-se que essas ações sejam efetivadas a partir de uma Política de Preservação Digital (PPD).E que este instrumento esteja em harmonia com o planejamento estratégico e outras políticas de informação institucionais.
Logo, espera-se, principalmente, que este artigo dê visibilidade à proposta de uma PPD alinhada às peculiaridades institucionais, impulsionando a implementação da preservação digital no MPRJ. Além disso, acredita-se que este trabalho pode servir como exemplo tanto para implementação da PPD em outros MPs, quanto para os interessados em desenvolver pesquisas acadêmicas nas temáticas relacionadas que são hoje tão caras à Arquivologia no Brasil.
Fontes:
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