Este artigo visa apresentar um dos produtos do Trabalho de Conclusão de Curso (TCC) elaborado e coorientado por esses autores no mestrado profissional em Gestão de Documentos e Arquivos da Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (UNIRIO) -Minuta de Política de Preservação Digital do Ministério Público do Estado do Rio de Janeiro (MPRJ). Órgão do sistema de justiça brasileiro, com Funções Essenciais à Justiça, o MP fluminense é a instituição responsável pela defesa da ordem jurídica, do regime democrático e dos interesses individuais e sociais indisponíveis. Embora date de 1891, foi por meio da Constituição Federal de 1988, que adquiriu caráter permanente e conquistou sua autonomia e independência administrativa e funcional, confirmando o seu perfil fiscalizatório e essencial para a democracia. Dito isto, tem-se como objetivos específicos deste trabalho: Apresentar conceitualmente Política de Preservação Digital; descrever a situação atual da preservação digital no MPRJ; e detalhar os passos para elaboração da proposta de Política de Preservação Digital do MPRJ. Para atingi-los, a pesquisa caracteriza-se como descritiva, de natureza aplicada e abordagem qualitativa. Conclui-se pela constatação da necessidade de direcionar o MP fluminense à implementação da preservação digital a partir de uma PPD. Logo, resultam recomendações para elaboração desse instrumento estratégico, considerando as particularidades da instituição.
Coautores:
Fernanda Maria Pessanha Viana Maciel, MPRJ
Mestre em Gestão de Documentos e Arquivos pelo PPGARQ/UNIRIO; Especialista em Gestão de Documentos e Informação pela AVM, graduada em Arquivologia pela UFF. Arquivista no Arquivo Central do Ministério Público do Estado do Rio de Janeiro (MPRJ).
Mariana Lousada Pinha, PPGARQ/UNIRIO
Professora Adjunto do Curso de Arquivologia na Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (UNIRIO). Docente permanente e Coordenadora do Programa de Pós-Graduação em Gestão de Documentos e Arquivos (PPGARQ/UNIRIO).
INTRODUÇÃO
As ações de preservação digital não vêm ocorrendo nas instituições públicas brasileiras na mesma proporção que a produção de documentos arquivísticos digitais, notadamente em função da transformação digital em curso. Assim, com a intenção de trazer luz às demandas da preservação digital para os documentos arquivísticos digitais, este trabalho visa apresentar a proposta de Política de Preservação Digital (PPD) para o Ministério Público do Estado do Rio de Janeiro (MPRJ).
O MPRJ é um dos órgãos do sistema de justiça brasileiro com Funções Essenciais à Justiça –de acordo com a Constituição Federal de 1988. É a instituição pública fluminense responsável pela defesa da ordem jurídica, do regime democrático e dos interesses individuais e sociais indisponíveis. Embora date de 1891, foi somente por meio dessa Carta Magna que adquiriu caráter permanente e conquistou sua autonomia e independência administrativa e funcional, confirmando o seu perfil fiscalizatório e essencial para a democracia, junto aos demais ramos eunidades do Ministério Público (MP) brasileiro.
Destaca-se nesta introdução, para melhor compreensão do marco empírico da pesquisa, a estrutura e a organização do MP, especialmente da unidade fluminense, de acordo com as suas respectivas leis orgânicas. Quanto à estrutura, o MP brasileiro é composto pelo Ministério Público da União (MPU), que possui quatro ramos: o Ministério Público Federal, o Ministério Público do Trabalho, o Ministério Público Militar e o Ministério Público do Distrito Federal e Territórios. E ainda pelas unidades dos Ministérios Públicos Estaduais que atuam perante a Justiça estadual.
No que tange à organização, os ramos e unidades do MP brasileiro embora independentes, têm a mesma configuração, sendo dividida entre três grandes órgãos:os da Administração Superior e de Administração; os de Execução e os Auxiliares, como é possível observar no esquema abaixo:
Quadro 1 – Organização do Ministério Público
Fonte: Maciel (2023)
Logo, o marco empírico deste artigo está voltado aos Órgãos Auxiliares do MPRJ, mais precisamente aos órgãos de apoio administrativo, onde estão inseridos os setores administrativos da instituição, inclusive os responsáveis pela gestão e preservação de documentos arquivísticos. E, como consequência, pela preservação digital.
Sabe-se que, assim como deve ocorrer nas demais instituições públicas, os documentos arquivísticos digitais devem ser gerenciados de maneira a garantir a manutenção das suas características fundamentais, assegurando sua preservação e acesso pelotempo necessário.
Diante disso, se faz premente vislumbrar PPDspara documentos arquivísticos, sobretudo no âmbito das instituições públicas, pois elas têm o dever constitucional de promover e proteger o patrimônio documental brasileiro. E com isso, possibilitar a preservação e consequentemente o acesso à informação.
Tendo em vista que ainda não há diretrizes específicas para a preservação digital no MPRJ -como constatou-se no TCC -e o atos normativos publicados internamente carecem de atualizações, a pergunta de partida deste artigo é: Como iniciar ações de preservação digital no MPRJ?
Assim, objetivou-se, com este artigo, apresentar a proposta de PPD para o MPRJ, como um dos resultados do trabalho final, de modo a responder a indagação supracitada. Para isto foram perseguidos os seguintes objetivos específicos: Apresentar conceitualmente Política de Preservação Digital; descrever a situação atual da preservação digital no MPRJ; e detalhar os passos necessários para elaboração da proposta de Política de Preservação Digital do MPRJ.
MÉTODO
De maneira a atingir o objetivo definido,no que tange à metodologia, este artigo se caracteriza como descritivo, de natureza aplicada e abordagem qualitativa. Quanto aos procedimentos técnicos, os primeiros métodos utilizados foram pesquisa bibliográfica e revisão de literatura para sistematização da temática da política de preservação digital, disposta na próxima seção.
Os demais procedimentos estavam circunscritos ao levantamento documental e análise dos dados coletados no campo empírico. Com isso, foram analisadas atas de reunião da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) do MPRJ e atos normativos publicados pelo MPRJ e pelo Conselho Nacional do Ministério Público (CNMP)4entre 2012 e 2022, data-limite que demarca o início da gestão de documentos no MPRJ até a conclusão dessa atividade de pesquisa no mestrado.
Além disso, quanto aos dados analisados, foram submetidos questionários aos informantes-chave, os quais possibilitaram conhecimento a respeito dos recursos estratégicos e da infraestrutura institucional para a preservação digital. Isso permitiu um diagnóstico da preservação digital no MPRJ brevemente apresentado na seção 4.
Dito isto, foram analisadas PPDs publicadas na última década por instituições públicas correlatas. Pretendeu-se, com isso, identificar os elementos essenciais para a preservação digital do MPRJ. Assim, diante da persecução dessas etapas, o resultado da pesquisa se concretizou na proposição de uma PPD para o MPRJ disposta na seção 5.
POLÍTICA DE PRESERVAÇÃO DIGITAL
A Política de Preservação Digital (PPD) é uma das mais importantes ações gerenciais compreendidas pela preservação digital. Assim, de maneira genérica, a PPD é um “conjunto de normas, procedimentos e estratégias que devem ser seguidas para alcançar uma estrutura técnica capaz de manter os documentos digitais íntegros, autênticos e acessíveis em longo prazo, garantindo a sua confiabilidade” (SANTOS, HEDLUND; FLORES, 2015, p. 161-162).
De modo mais específico, segundo Holanda e Lacombe (2019), a PPD é um instrumento institucional por meio do qual as instituições definem sua visão sobre a preservação de documentos digitais. Abrange princípios gerais, diretrizes e responsabilidades, dentre outros elementos, que orientem a elaboração de programas, projetos, planos e procedimentos, com vistas à preservação e ao acesso a documentos arquivísticos digitais autênticos.
Cabe esclarecer que essa política deve compreender ainda, os objetivos, as diretrizes e os requisitos específicos para a preservação de documentos digitais (SOUZA; AGANETTE, 2021). Além de mencionar ainda, de acordo com Maciel (2023), a respeito da manutenção e responsabilização de um repositório para preservação digital, pois esse instrumento tem por objetivo preservar documentos confiáveis, autênticos,acessíveis e compreensíveis, de maneira a apoiar as funções e atividades da instituição.
Diante dessas explanações, Maciel (2023) sintetiza a PPD como um instrumento de planejamento estratégico essencial ao desenvolvimento das ações de preservação dos documentos arquivísticos digitais. Enfatiza que se trata de uma declaração de intenções, produzida com base na análise do perfil institucional e articulada às demais políticas informacionais, que especifica como será realizada a preservação digital. Destaca ainda que a PPD pode incluir as linhas gerais de um programa de preservação digital e fazer menção ao plano de preservação digital, por exemplo.
Assim, de modo a ilustrar o papel da PPD no ecossistema da preservação digital de uma instituição, percebe-se o nível de importância e de interdependência do instrumento ao identificar a sua localização na figura a seguir.
Figura 1 – Camadas de um ecossistema de preservação digital
Fonte: Adaptado de Holanda e Lacombe (2019)
Em alusão à análise de Holanda e Lacombe (2019), compreende-se que a figura remonta às camadas de confiabilidade de um ecossistema de preservação digital, de maneira que, quanto mais bem embasadas, transparentes e bem documentadas forem, mais confiável será o documento arquivístico digital, constituindo assim um ambiente arquivístico digital confiável. De tal modo, nota-se que a especificidade e complexidade dos documentos digitais denotam, além do planejamento, a necessidade de adoção de planos, políticas,programas, ações e sistemas informatizados como ambientes propícios à preservação digital.
Dito isto, acredita-se que a implementação da PPD perpassa basicamente por 3 (três) momentos institucionais: 1) o momento do planejamento; 2) o período de elaboração; e 3) o momento de desenvolvimento da política dentro da estrutura de governança institucional. Esse artigo se limitará ao segundo momento, da elaboração. No entanto, nota-se que a implementação da PPD, dependerá da vontade política da instituição.
Assim, a partir dessa intenção a política deverá estar inserida no planejamento estratégico institucional, e ir ao encontro da missão e da visão institucionais, pois são esses dois elementos que definem os objetivos institucionais (GRÁCIO; FADEL; VALENTIM, 2013). Além dessa validação, que deverá ocorrer anteriormente à elaboração da PPD, para que o instrumento seja implementado com efetividade deverá ter aprovação, pela autoridade institucional, de maneira a lhe atribuir legitimidade (GRÁCIO, 2011; HOLANDA; LACOMBE, 2019).
Nota-se, com isso, que a preservação digital está relacionada à visibilidade que a instituição deseja ter junto à sociedade, bem como a posiciona em termos acadêmico e científico junto à sociedade produtora de conhecimento. Logo, constata-seque as estratégias institucionais de médio e longo prazo perpassam a preservação digital, e influirá na imagem institucional (GRÁCIO; FADEL; VALENTIM, 2013 apud MACIEL, 2023).
Portanto, cabe destacar os benefícios da implementação de uma PPD:
Quadro 2 – Benefícios da Política de Preservação Digital
Fonte: Adaptado de ERPANET (2003)
Entendidos os pontos cruciais do instrumento, incluindo os benefícios da sua implementação, detalha-se a seguir a situação do processamento e da preservação digital no MPRJ nos dias de hoje. Assim, viabilizando a proposta de política de acordo com as especificidades institucionais identificadas.
